Akt notarialny jest to czynność zajmująca centralne miejsce wśród pozostałych zadań notariusza. Jej specyfika polega w dużej mierze na tym, że akt może być sporządzony jedynie przez notariusza.

Forma aktu notarialnego

Zazwyczaj forma aktu notarialnego polega na tym, iż osoba notariusz jest uczestnikiem redagowania treści będących oświadczeniem woli. Notariusz spisuje treść oświadczeń, a także odczytuje je stronom. Musi także je wytłumaczyć i podpisać.  Ważne jest to, że oryginalne akty notarialne zawsze muszą pozostać w kancelarii notarialnej, strony zaś otrzymują ich wypisy (zob. www.kulakowscy.com).

Szczegóły na temat aktu notarialnego

Akt notarialny jest szczegółowym dokumentem, który powinien przede wszystkim zawierać złożone przez strony oświadczenie. Jeżeli treść notarialna będzie zgodna z zamierzeniami zainteresowanych, zostaje podpisana przez notariusza oraz strony. Akt notarialny tworzony jest po to, żeby udokumentować czynności prawne lub zdarzenia prawne.

Elementy aktu notarialnego

Każdy akt notarialny można podzielić na pięć zasadniczych części.

a. W pierwszej części znajduje się data, miejscowość, a także dane stron i sposób stwierdzenia tożsamości. Najczęściej wystarcza dowód osobisty.

b. Po części, która stanowi treść aktu notarialnego następuje część dotyczące podatków, a także opłat skarbowych i taksy notarialnej.

c. Na końcu umieszcza się stwierdzenie o odczytaniu i przyjęciu, a także podpisaniu aktu.

Marcin, notariusz: „Każdy akt musi być sporządzony w języku polski i powinien zawierać rok sporządzenia, a także jeżeli strony tego żądają również godzinę oraz minutę rozpoczęcia i podpisywania aktu. Oprócz tego w akcie umieszcza się miejsce jego sporządzenia. Podaje się siedzibę kancelarii oraz dane notariuszy. Akt musi zostać podpisany, ale wcześniej należy go odczytać. To bardzo ważne, aby wszyscy uczestnicy spotkania mieli świadomość tego co podpisują. Jeżeli notariusz nie jest przekonany, czy uczestnicy spotkania rozumieją poszczególne zagadnienia, ma obowiązek wszystko powtórzyć i wyjaśnić nieścisłości. W akcie podaje się oświadczenia stron, z powołaniem się w razie konieczności na okazane przy akcie dokumenty. Niezmiernie ważne jest przechowywanie przez notariuszy aktu przez pięć lat. Dokument nie może się znaleźć poza kancelarią. Po upływie tych pięciu lat, akty notarialne muszą być umieszczone w specjalnym archiwum ksiąg wieczystych odpowiedniego sądu rejonowego. Nie bez znaczenia jest także fakt, że notariuszy powołuje Minister Sprawiedliwości, zatem są to osoby o nieposzlakowanej opinii, które mają zarówno odpowiednie kwalifikacje jak i doświadczenie. Notariusz musi przebyć staż i legitymować się właściwymi uprawieniami, aby pełnić swoją funkcję. Jeżeli mamy do czynienia z sytuacją, gdy w akcie bierze osoba nie umiejąca pisać, notariusz musi zapisać ten fakt w akcie, wraz z dokładnym podaniem przyczyny braku podpisu. Dokument mający więcej niż jedną stronę musi być ponumerowany, połączony i spojony pieczęcią. Ma to stanowić zabezpieczenie całej procedury”.